1. NATURALEZA
JURIDICA |
La Ciudad de Bogotá, Capital
de la República y del Departamento de Cundinamarca se organizó como Distrito
Capital de acuerdo con lo señalado en la Constitución Nacional de 1991[1]
y goza de autonomía para la gestión de sus intereses, dentro de los límites
de la Constitución y la ley. Corresponde a las autoridades distritales garantizar
el desarrollo armónico e integrado de la ciudad y la eficiente prestación de
los servicios a cargo del Distrito.
El
Gobierno Nacional con base en las facultades otorgadas en el articulo 41 transitorio
de la Carta Magna expidió el Decreto 1421 de julio 21 de 1993 por el cual se
adopta el Régimen Especial para el Distrito Capital de Bogotá, dotándolo de
instrumentos que le permitan cumplir sus funciones y prestar los servicios a
su cargo; promover el desarrollo integral de su territorio y contribuir al mejoramiento
de la calidad de vida de sus habitantes.
Las disposiciones que componen
el Estatuto del Distrito Capital prevalecen sobre las normas de carácter general
vigentes para los demás entes territoriales.
PLAN DE DESARROLLO
En
concordancia con el artículo 339 de la Constitución Política, el Alcalde Mayor
de Bogotá D.C. expidió el Decreto 440 del 1º de junio de 2001, mediante el cual
se adoptó el Plan de Desarrollo Económico, Social y de Obras Públicas para Bogotá
D.C. 2001-2004 “BOGOTA para VIVIR todos del mismo lado”, cuyo objetivo general
es: “avanzar hacia una ciudad construida colectivamente,
incluyente y justa, amable con los niños y los viejos, donde aprendemos a vivir
en paz con nuestra conciencia y con la Ley; una ciudad económicamente competitiva
en producción de conocimientos y servicios; una ciudad donde lo público es sagrado”(negrilla
fuera de texto). “El Plan de desarrollo articula programas intersectoriales
de acción pública y privada y tiene los siguientes objetivos”[2]:
Cultura Ciudadana, Productividad, Justicia Social, Educación, Ambiente, Familia
y Niñez y Gestión Pública Admirable.
Para la atención de estos objetivos,
se han establecido estrategias y programas, desarrolladas dentro de un marco
adecuado en el proceso de formulación, discusión, aprobación y ejecución del
presupuesto de ingresos y gastos del Distrito Capital.
El
Plan de Inversiones “BOGOTA para VIVIR todos del mismo lado” asciende a $13.2
billones, en pesos constantes del 2001, de los cuales $8.3 billones corresponden
a la Administración Central, $1.4 billones a los Establecimientos Públicos y
$3.5 billones a las Empresas Industriales y Comerciales.
Gráfico
![]() |
Cuadro No. 1
Composición de la inversión contenida en el Plan de Desarrollo Económico, Social
y de Obras Públicas para Bogotá Distrito Capital
Valores
en millones de pesos
OBJETIVOS
|
2001 |
2002 |
2003 |
2004 |
Total |
% |
Cultura Ciudadana |
59.563 |
152.262 |
137.134 |
146.182 |
495.141 |
5 |
Productividad |
463.531 |
492.725 |
1.115.253 |
1.205.622 |
3.277.131 |
30 |
Justicia Social |
208.120 |
692.532 |
655.142 |
668.668 |
3.772.272 |
21 |
Educación |
453.175 |
880.923 |
940.726 |
891.109 |
3.165.933 |
30 |
Ambiente |
57.761 |
108.152 |
152.117 |
132.016 |
450.046 |
4 |
Familia y Niñez |
34.803 |
87.595 |
121.458 |
131.282 |
3.615.979 |
4 |
Gestión Pública Admirable |
123.597 |
154.474 |
176.286 |
164.044 |
620.401 |
6 |
TOTALES |
1.400.553 |
2.568.665 |
3.298.116 |
3.338.923 |
10.608.252 |
100.0 |
% anuales |
14% |
24% |
31% |
31% |
100.0 |
|
Fuente: Departamento Administrativo de Planeación Distrital
En el año 2001
se informa el valor ejecutado. Para el año 2002
se informa el valor presupuestado.
Para las vigencias siguientes se reportan los
valores reflejados en el Plan de Desarrollo
2. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA |
La estructura administrativa del
Distrito Capital comprende el sector central, el sector descentralizado y el
de las localidades.
El
sector central está compuesto por el despacho del Alcalde Mayor, las secretarías
y los departamentos administrativos:
§ El Concejo Distrital
§
El Despacho del Alcalde Mayor
§
La Personería
§
La Veeduría y
§
La Contraloría Distrital
§
Las Secretarías de Gobierno, Hacienda, Educación, Salud, Obras
Públicas y Tránsito y Transportes;
§
Los Departamentos Administrativos de Planeación, Bienestar Social,
Fondos de Desarrollo Local, Acción Comunal, Catastro, Servicio Civil y del Medio
Ambiente y Defensoría del Espacio Público.
En
el ámbito local el Gobierno Distrital se encuentra conformado por las Juntas
Administradoras y Alcaldías Locales así: Antonio Nariño, Barrios Unidos, Bosa,
Chapinero, Ciudad Bolívar, Engativa, Fontibón, Kennedy, La Candelaria, Los Mártires,
Puente Aranda, Rafael Uribe Uribe, San Cristóbal, Santa Fe, Suba, Sumapaz, Teusaquillo,
Tunjuelito, Usaquén y Usme[3].
El sector descentralizado
por los establecimientos públicos, las empresas industriales o comerciales,
las sociedades de economía mixta y los entes universitarios autónomos -Universidad
Distrital Francisco José de Caldas-.
Establecimientos Públicos[4]
§
Fondo de Ventas Populares
§
Fondo de Educación y Seguridad Vial –
FONDATT
§
Fondo de Ahorro y Vivienda del Distrito-FAVIDI
§
Fondo Financiero Distrital para la Salud
§
Fondo de Prevención y Atención de Emergencias
–FOPAE
§
Fondo Rotatorio del Concejo de Bogotá
§
Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá
§
Fondo Mixto para la promoción de la cultura
y las artes de Bogotá D.C.
§
Caja de Vivienda Popular
§
Corporación La Candelaria
§
Fundación Gilberto Alzate Avendaño
§
Instituto de Desarrollo Urbano – IDU
§
Instituto Distrital para la protección
de la niñez y de la juventud desamparada – IDIPRON
§
Instituto para la Recreación y el Deporte
– IDRD
§
Instituto Distrital de Cultura y Turismo
– IDCT
§
Instituto para la Investigación Educativa
y el Desarrollo Pedagógico – IDEP
§
Jardín Botánico José Celestino Mutis
§
Orquesta Filarmónica de Bogotá
Ente Autónomo Universitario
§
Universidad Distrital Francisco José de
Caldas
Empresas Industriales
y Comerciales[5]
§
Canal Capital Ltda.
§
Centro Distrital de Sistematización y
Servicios Informáticos SISE
§
Metrovivienda
§
Transmilenio
Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios
§
Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá
§
Empresa de Acueducto y Alcantarillado
de Bogotá
§
Empresa de Energía de Bogotá
Sociedades de Economía Mixta[6]
§
Colvatel
§
Terminal de Transportes
Empresas Sociales del Estado[7]
§
Hospital Bosa
§
Hospital Centro Oriente
§
Hospital Chapinero
§
Hospital del Sur
§
Hospital Engativá
§
Hospital Fontibón
§
Hospital Occidente de Kennedy
§
Hospital Meissen
§
Hospital Nazareth
§
Hospital Rafael Uribe Uribe
§
Hospital Pablo VI Bosa
§
Hospital San Blas
§
Hospital San Cristóbal
§
Hospital Santa Clara
§
Hospital Simón Bolívar
§
Hospital Suba
§
Hospital Tunal
§
Hospital Tunjuelito
§
Hospital Usaquén
§
Hospital Usme
§
Hospital La Victoria
§
Hospital Vista Hermosa
El Alcalde Mayor como jefe máximo
de la Administración Distrital ejerce sus atribuciones por medio de los Organismos
y Entidades existentes y los que sean creados por el Concejo Distrital a su
iniciativa. Así mismo, tiene entre otras las facultades de designar libremente
los miembros de las Juntas Directivas de las Empresas de Servicios Públicos,
controlar la ordenación del gasto de las localidades y conducir las decisiones
presupuestales y económicas; y distribuir los negocios
y asuntos concernientes a la ciudad, según su naturaleza y afinidades,
entre las Secretarías, los Departamentos Administrativos, los Organismos y Entidades
Descentralizadas, con el propósito de cumplir los principios de eficacia y celeridad
administrativa.
3. LOGROS
DE LA DIRECCION DISTRITAL DE CONTABILIDAD |
METODOLOGIA DE CONSOLIDACION
Dado que a la fecha la Contaduría General de
la Nación no ha divulgado una metodología oficial sobre consolidación de Estados
Contables en el sector público, la Secretaria de Hacienda en desarrollo del
proceso de certificación de la calidad que se ha propuesto la administración
del Distrito Capital, compiló la Metodología
aplicada en la consolidación de estados contables de Bogotá Distrito Capital,
como documento que recoge el trabajo
de investigación adelantado por la Dirección Distrital de Contabilidad, elaborado
a partir de la reglamentación expedida
por la Contaduría General de la Nación como máxima autoridad en materia contable
del sector público colombiano y demás desarrollos normativos existentes en
el sector privado.
SOFTWARE DE CONSOLIDACIÓN
La Dirección Distrital de Contabilidad cuenta con un software
de consolidación de los Estados Contables del Distrito, desarrollado por la
Dirección de Sistemas e Informática de la Secretaría de Hacienda, a través del
cual se optimizó el proceso de consolidación, mejorando la presentación y oportunidad
de la información contable, orientando el esfuerzo técnico al análisis y evaluación
de los mismos.
El proceso de consolidación por medio de este módulo, se inició
para el consolidado a 30 de junio de 2001 y en la actualidad se encuentra totalmente
implementado.
Los estados contables consolidados de diciembre 31 se elaboraron bajo este sistema, para lo cual se
desarrollaron las siguientes actividades:
1. Se actualizó la
Orden Administrativa: A este respecto es importante mencionar que
los procedimientos de consolidación del Distrito Capital que se encontraban
reglamentados en la O. A. No 011 de 1977,
fueron ajustados al proceso automático.
2. Se definió el Manual del Usuario
del Sistema. Este documento contiene la información requerida para operar el
sistema de consolidación la cual se encuentra definida en las siguientes etapas:
(i) descripción de los parámetros
de inicialización del sistema; (ii) explicación del proceso de recepción y carga
de los archivos enviados por las entidades, mostrando la forma
de detectar inconsistencias y la corrección de las mismas; (iii) descripción
del proceso de cancelación de cuentas reciprocas; y
(iv) finalmente el detalle de la generación de reportes (comprobantes de eliminación,
ajustes y estados contables consolidados).
AVANCES EN LA CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE
La Secretaría de Hacienda a través
de la Dirección Distrital de Contabilidad ha asumido la responsabilidad de orientar
a los organismos, dependencias y entidades distritales, en aspectos relacionados
con la contabilidad pública; igualmente, ha propiciado el diseño y ejecución
de procesos tendientes a que la contabilidad de estos entes reflejen la realidad
financiera y patrimonial del Distrito Capital. Entre otras acciones tenemos:
§
Expedición de Manuales, Circulares, Instructivos
y Conceptos.
§
Realización de eventos: seminarios y talleres
de capacitación, conferencias y cursos de actualización.
§
Visitas de asistencia técnica y apoyo
institucional.
La contabilidad del Distrito Capital
ha presentado en los últimos años avances significativos en lo relativo al cumplimiento
y presentación oportuna de la información financiera y patrimonial
y en la adopción de estrategias por parte de la Administración y de cada
uno de los representantes legales de las diferentes entidades distritales para
generar un sistema de información que garantice la transparencia de la gestión.
En el mismo sentido, se ha logrado
generar una cultura contable alrededor de los Representantes Legales, Jefes
Oficina de Control Interno, Contadores, Jefes de Presupuesto y Jefes de Almacén,
la cual ha permitido entender que la contabilidad financiera y patrimonial es
el reflejo de los diferentes procesos administrativos al interior de cada una
de las entidades, así como un adecuado instrumento de gestión para el administrador
en la toma de decisiones.
Como resultado de esta labor, la
Administración distrital ha logrado avances en el mejoramiento de la realidad
económica y financiera de los estados contables. Lo anterior se refleja en el
aumento de entidades con opinión razonable por
parte del Organismo de Control[8],
así:
META |
1999 |
2000 |
% |
No. de entidades con Estados Contables Razonables (inclusive con salvedad). |
10 |
55 |
450% |
Sin embargo, y a pesar de los innumerables
esfuerzos realizados por la Dirección Distrital de Contabilidad, continúan grandes
deficiencias, que afectan de manera ostensible
la información financiera y patrimonial. La Dirección Distrital de Contabilidad
continuará implementando las estrategias que contribuyan a cumplir con el reto
propuesto del 100% de entidades con información confiable.
4. PLANES DE MEJORAMIENTO |
§ Secretaría de Educación
§ Secretaría de Gobierno
§ Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá
D.C.
§ Empresa de Acueducto y Alcantarillado
de Bogotá
§ Instituto de Desarrollo Urbano
§ Fondo Financiero Distrital de Salud
La Dirección Distrital de Contabilidad, en desarrollo de las
visitas de asistencia técnica, apoyará el cumplimiento de estos convenios.
En este
proceso de consideraron, en primera instancia, los siguientes aspectos:
-
Incluir las entidades más representativas
teniendo como variables su participación en el total del activo, pasivo y patrimonio.
-
La materialidad de las cuentas sobre el
total de los estados contables.
-
El proceso de consolidación.
-
Entidades pertenecientes a un sector de
iguales características (Ej: Hospitales, Fondos de Desarrollo Local, entre otros);
con el fin de mejorar el manejo de cuentas Bancos, Cuentas por Cobrar, etc.
Igualmente,
se determinó que el convenio debía enfocarse en dos temas fundamentales:
1
Depuración de las cifras que desvirtúan
la razonabilidad de los estados contables presentados como hallazgos de auditoría,
los cuales se encuentran relacionados en los informes de cada entidad.
2
El establecimiento de mecanismos o actividades
de control que subsanen la causa que generó las inconsistencias, para evitar
que sean repetitivas en las vigencias siguientes.
Compromisos adquiridos e incorporados en los Planes de Mejoramiento
1. ADMINISTRACIÓN CENTRAL: Dentro de los compromisos para
el saneamiento, se incluyen los siguientes
temas:
Secretaria de Hacienda
§
Bancos (Conciliaciones Bancarias), Rentas
por Cobrar y sus cuentas conexas.
§
Depuración de la cuenta Propiedad, planta
y equipo
§
Cumplir con el compromiso del Plan Estratégico
de Sistemas.
§
Subsanar las deficiencias observadas en
el proceso de consolidación de los estados financieros
Secretaria de Gobierno
§
Depuración cuenta de anticipos
§
Terminación del Inventario físico de elementos
devolutivos
§
Implementación del sistema de información
administrativa y financiera
Secretaria de Educación
§
Coordinación en los aspectos de política
de desarrollo de las bibliotecas escolares
§
Procedimiento y control para el cumplimiento
y aplicación de multas
§
Asesoría en el proceso de implementación
de correctivos a las áreas que lo requieran.
Cuadro No. 2
INCORPORACIÓN ENTIDADES CONVENIO DE MEJORAMIENTO
ENTIDADES |
PARTICIPACIÓN ACTIVOS |
PARTICIPACIÓN PASIVOS |
PARTICIPACIÓN PATRIMONIO |
1 Administración Central |
|
|
|
Secretaría de Hacienda |
34.46% |
35.85% |
33.81% |
Secretaría de Educación |
1.61% |
0.92% |
1.93% |
Secretaría de Gobierno |
0.16% |
0.10% |
0.18% |
2. Empresas de Servicios Públicos |
|
|
|
Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá
|
13.29% |
22.45% |
8.98% |
Empresa de Acueducto y Alcantarillado |
11.19% |
20.37% |
6.87% |
3. Establecimientos Públicos |
|
|
|
Instituto de Desarrollo Urbano |
7.38% |
4.02% |
8.96% |
Fondo Financiero Distrital de Salud |
1.08% |
0.24% |
1.48% |
TOTAL 7 ENTIDADES |
69.16% |
83.95% |
62.21% |
Fuente: Estados
Contables Consolidados de la Administración Central a diciembre 31 de 2001 y Planes de Mejoramiento
entidades |
2. EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO
DE BOGOTÁ
§
Actualizar y depurar la cuenta de Deudores,
cuentas por cobrar servicio de acueducto y alcantarillado
§
Realizar la toma física de inventarios
del rubro Propiedad, Planta y Equipo, debidamente valorizada, efectuar la conciliación
con los registros contables y efectuar los correspondientes ajustes.
§
Actualizar y depurar el rubro de Cuentas
por Pagar contratistas
§
Ajustar los Pasivos Estimados de acuerdo
con la normatividad vigente.
3. EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTA
§
Actualizar y depurar las cuentas por cobrar y conciliarlas
con las compañías de telefonía celular con el fin de recaudar los pagos
§
Valorizar el rubro de Propiedad, Planta
y Equipo efectuando conciliación con los registros contables y realizar los
ajustes correspondientes
§
Causar la totalidad de los ingresos operacionales
§
Adoptar una política consistente para
la aplicación de provisiones de cartera
§
Ajustar el Estado de Actividad Financiera,
Económica y Social afectado por la doble causación del plan de alivio.
4. FONDO FINANCIERO DISTRITAL DE SALUD
§
Bancos (Conciliaciones Bancarias), Cuentas
Por Cobrar
§
Legalización de las Propiedades, planta
y equipo
§
Cuentas por Pagar
5. INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO
§
Venta, arriendo y vigilancia de predios
§
Depuración de conciliaciones bancarias
§
Interfase entre cartera y el sistema de
información administrativo
§
Titularidad de predios
§
Bienes de beneficio y uso público
§
Reconocimientos
§
Desarrollo de nuevos reportes en el sistema
de información
5. POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES |
El
Acuerdo 17 de 1995, creó la Dirección Distrital de Contabilidad como dependencia
adscrita a la Secretaria de Hacienda dándosele amplias facultades para llevar
la contabilidad del Distrito, impartir instrucciones, prescribir métodos y procedimientos,
coordinar y evaluar las situaciones contables derivadas de hechos económicos,
entre otras. La organización de la Dirección Distrital de Contabilidad, soportada
en los Decretos 143 y 800 de 1996 y 270 de 2001, ha contribuido al desarrollo
e implementación de una cultura contable distrital, con una estructura interna
enfocada al sector central y descentralizado del Distrito Capital.
El Decreto 270 de 2001, modificó
sustancialmente la estructura administrativa y funcional de la Dirección Distrital
de Contabilidad, estableciendo la Subdirección de Consolidación, Gestión e Investigación
como área encargada de consolidar la información contable de los entes que componen
el Distrito Capital, orientando y apoyando específicamente la gestión contable
de los entes descentralizados. Igualmente, se determinó que compete a la Subdirección
de Consolidación y Gestión de la Administración Central y Local,
consolidar la información correspondiente a las dependencias y organismos
de la Administración Central y a los Fondos de Desarrollo Local.
La totalidad de los entes que conforman
el Distrito Capital, fundamentan el proceso contable en los lineamientos establecidos
por la Contaduría General de la Nación, ente rector en materia de contabilidad
pública nacional[9].
La información contable correspondiente
a esta vigencia se presenta conforme a lo establecido en el Plan General de
Contabilidad Pública adoptado mediante Resolución 400 de diciembre 1º de 2000.
6. PROCESO
DE CONSOLIDACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL |
El proceso de consolidación de
los Estados contables se desarrolla bajo los siguientes parámetros:
INFORMACION OBJETO DE CONSOLIDACION Y GRUPOS INSTITUCIONALES
Con base en la información suministrada
por las entidades distritales, se efectuó la consolidación identificando los
siguientes grupos institucionales:
§
Empresas de Servicios Públicos por Acciones
§
Empresas Industriales Comerciales del
Distrito
§
Sociedades de Economía Mixta
§
Establecimientos Públicos
§
Empresas Sociales del Estado del Orden
Distrital.
§
Administración Central[10]
La Dirección Distrital
de Contabilidad expidió la Circular 115 de 2001, mediante la cual solicitó,
además de los formatos establecidos por la Contaduría General de la Nación,
un anexo que detallara las operaciones con los Organismos y Dependencias de
la Administración Central, debidamente firmado, en el cual se identificaran
forma pormenorizada el nombre de la Secretaria, Departamento Administrativo,
Fondo de Desarrollo Local u Organismo de Control
correspondiente (ejemplo, Secretaría de Hacienda, Departamento Administrativo
de Bienestar Social, etc.); para el efecto adjuntamos el listado de las entidades
que conforman la Administración Central del Distrito Capital y el formato modelo
para el reporte. El propósito de este anexo era discriminar las cifras, y ello
permitió efectuar las eliminaciones una a una detallando los montos reportados
en el mismo.
INCORPORACION EN EL SISTEMA DE CONSOLIDACION (Formatos CGN96.001
y CGN96.002)
Con base en los reportes de las
operaciones recíprocas y el análisis de los Estados Contables de cada grupo
o sector, se efectuó la carga al sistema, generando la eliminación de las operaciones
recíprocas de conformidad con las instrucciones contenidas en el Manual del
Usuario[11].
Se definió con anterioridad una tabla de cuentas correlativas a nivel distrital
la cual fue base para la elaboración de las reglas de eliminación que requiere
el sistema.
Posteriormente, con base en los
reportes generados por el sistema se efectuaron los ajustes pertinentes y una
vez cargados en el sistema, se obtuvieron los Estados Contables Consolidados
del Distrito Capital.
GENERACIÓN DE REPORTES
Con base en los informes generados
por la aplicación se imprimieron los informes: Formatos CGN96.001 consolidado y por grupo
institucional, Balance General Consolidado, y Estado de Actividad Financiera,
Económica y Social.
INFORME
DE SALDOS EN CONSOLIDACION
Para lograr consistencia y confiabilidad en la información
financiera de los Estados Contables Consolidados y definir las actividades que
el corto plazo deban adelantarse para disminuir los saldos en consolidación,
se ha preparado un informe que detalla a nivel de cada entidad, el resultado
del análisis de las operaciones recíprocas.
Estos informes se remitirán a cada uno de los Representantes
Legales, y sobre los mismos se efectuará el monitoreo de las acciones que se
adelanten a fin de conciliar los saldos inconsistentes.
Las cifras presentadas como saldos en consolidación en cuentas
de balance son:
Miles de pesos
Saldos de Consolidación en Activos $2.228.352.887
Saldos de Consolidación en Pasivos $569.437.783
Saldos de Consolidación en Patrimonio $292.085.182
Saldo Neto de consolidación en Balance
$1.366.829.922
Las cifras presentadas como saldos en consolidación en cuentas
de resultado son:
Miles de pesos
Saldos de Consolidación en Ingresos $272.488.898
Saldos de Consolidación en Gastos $201.488.851
Saldo Consolidación Cuentas de Resultado
$71.000.047
7. EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN LA INFORMACION CONTABLE |
AJUSTES POR INFLACION
Con base
la Circular 027 expedida por la Contaduría General de la Nación y debidamente
autorizadas, ocho entidades distritales, que corresponden al 16%, se abstuvieron
de efectuar dicha reversión:
§
Fondatt
§
Hospital de Tunjuelito
§
Sise
§
Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá
D.C.
§
Empresa de Acueducto y Alcantarillado
de Bogotá D.C.
§
Empresa de Energía de Bogotá D.C.
§
Instituto Distrital de Cultura y Turismo
§
Corporación La Candelaria
ACTUALIZACION Y VALORIZACIÓN DE INVERSIONES
Para
la valoración de inversiones, las entidades procedieron conforme a las normas
e instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación; sin embargo
considerando las fechas para presentación de informes establecidas por la este
Organismo, se requiere efectuar el cierre contable en la Secretaría de Hacienda
con 28 días de antelación respecto de la fecha definida para los entes descentralizados,
razón por la cual, la Secretaría de Hacienda, actualizó las inversiones con
información patrimonial suministrada por las entidades descentralizadas
con corte a noviembre 30 de 2001, situación que genero saldos en consolidación.
Igualmente para desmontar el efecto
en el consolidado, de la utilidad o pérdida generada en la actualización de
las inversiones controlantes, por el método de la participación, se efectuó
ajuste a nivel de consolidado con el fin de reflejar el valor real del saldo
en consolidación.
8. LIMITACIONES Y/O DEFICIENCIAS QUE INCIDEN EN EL PROCESO CONTABLE |
Las cifras reflejadas en los Estados
Contables Consolidados del Distrito Capital son el producto del proceso de consolidación
de los Estados Contables reportados por las entidades que lo conforman y por
tanto se ven afectados por las situaciones de orden contable o administrativo
particulares que en cada una de las entidades se presentan. Las más significativas
son las siguientes:
§
Aunque en la mayoría de las entidades
de la Administración Distrital existen las aplicaciones necesarias para el manejo
integral de la información, en la actualidad algunas de ellas aún no cuentan
con un sistema automatizado para el procesamiento de la información contable,
como tampoco se han adquirido ni desarrollado sistemas integrados para las áreas
administrativa y financiera que permitan la obtención de información ágil y
confiable.
§
La incorporación de los bienes inmuebles
se ha venido efectuando en la medida en que se realizan las legalizaciones correspondientes,
lo cual se ha traducido en un proceso a largo plazo. Los ajustes que el nuevo
procedimiento de registro genera, requieren el análisis de cada uno de los bienes;
dicho proceso avanza paulatinamente en su ejecución. Se sigue un proceso de
revelación inicial a través de cuentas de orden de los bienes pendientes de
legalizar.
§
Al interior de algunas Dependencias y
Organismos, no se han reglamentado y adoptado manuales de procedimientos administrativos
y contables, que definan en forma clara los flujos de información hacia el área
contable.
§
Aunque se han adelantado acciones fuertes
en este sentido, aun persiste en el área contable de algunas entidades, limitaciones
de recurso humano y técnico, que de una u otra forma afecta el desarrollo contable.
Básicamente obedece a la falta de gestión y apoyo administrativo de las respectivas
dependencias.
§
Se requiere un esfuerzo permanente de
la Administración, desde todos sus ámbitos para alcanzar los objetivos propuestos
de obtener cada día una información financiera y patrimonial ajustada al cometido
de cada una de las Entidades que conforman el Distrito Capital.
§
Al interior de las instituciones, no se
concilia periódicamente saldos entre dependencias que manejan cifras relacionadas
entre sí y que están involucradas en el proceso contable (Contabilidad, Cartera,
Tesorería, Almacén, etc.)
§
No existe en las entidades una certeza
total sobre el valor mostrado como pasivo pensional. FAVIDI, entidad que agrupa
un gran porcentaje de estos fondos, no ha conciliado cifras con un número significativo
de las entidades ocasionando incertidumbre así en los pasivos registrados
en las instituciones por este concepto.
Por sector las deficiencias más marcadas son:
Empresas Sociales del Estado (ESES)
§
La fusión de Hospitales ha ocasionado
problemas con la información: carencia de evidencia documental sobre la totalidad
de las cuentas reportadas, cifras pendientes de depurar, inconsistencias.
§
Existe incertidumbre sobre el pasivo de
pensiones y cesantías debido a la ausencia de conciliación con FAVIDI y los
fondos de cesantías.
§
Inconvenientes para el procesamiento automatizado
de la información por falta de integración entre los diferentes módulos de los
programas contables que utilizan los hospitales, cuya consecuencia es la falta
de oportunidad y confiabilidad de la misma.
§
Depuración de saldos y carencia de políticas
y procedimientos eficaces para el cobro de cartera, lo cual genera incertidumbre
en cuanto a su recuperación y cálculo de la provisión.
§
En algunas de estas empresas no se ha definido un mapa de riesgos que permita
su total identificación y monitoreo para establecer las acciones correctivas
y preventivas del caso.
§
Cambios frecuentes de personal que generan
incertidumbre y ausencia de compromiso entre las personas responsables de procesar
la información.
§
Las entidades no disponen de una adecuada
contabilidad de costos que permita medir y evaluar la gestión realizada en un
determinado período (Artículo 185 Ley 100 de 1993).
§
Organización deficiente de archivos, con
los consecuentes inconvenientes que ello genera para la ubicación oportuna de
los documentos.
§
Por la inexistencia de tomas físicas de
inventario, o por la falta de controles en
esta área, existen faltantes que no siempre
han sido reflejados, o se han mostrado inadecuadamente dentro de los estados
financieros.
Empresas
de Servicios Públicos
§
Todas las Empresas de Servicios Públicos
están trabajando en la depuración de saldos de las cuentas y lograron avanzar
la implementación de procesos que mejoraron la calidad de la información financiera,
como producto de ajustes y reclasificaciones.
Empresas
Industriales y Comerciales del Estado del orden distrital
§
Canal Capital. Presenta pérdidas del ejercicio
por $2.627 millones y acumuladas por $ 4.428 millones. Debido a esta situación
el capital se redujo por debajo del 50%.
§
Metrovivienda. Reporta un saldo negativo
de $4.028 en miles de pesos en la cuenta
1995 Principal y Subalterna. Este rubro debe ser utilizado exclusivamente para
el registro del traslado de bienes y obligaciones realizadas entre las oficinas
principal y subalterna o las subalternas entre si, caso que no corresponde a
Metrovivienda y que no fue revelado en las notas a los estados financieros de
esta entidad.
Establecimientos
Públicos
§
Debido a la capitalización de pérdidas
en ejercicios anteriores se da el caso de la
Orquesta Filarmónica cuyo patrimonio es negativo.
§
Diferencias de criterios contables por
inestabilidad del personal responsable de la información financiera en algunos
entes.
UNIFORMIDAD EN EL PERÍODO CONTABLE
El numeral 1.2.6. del Plan General
de Contabilidad, referente a los Principios de Contabilidad Pública, contempla
el período contable, que normalmente
va del 1º de enero a 31 de diciembre.
Sin embargo, por políticas internas, la Empresa de Energía de Bogotá S.A.
efectúa cierres semestrales; en consecuencia, la información reportada
para el proceso de consolidación de Estados Contables a diciembre 31 de 2001,
en lo referente a cuentas de resultado, comprende el período del 1º de julio
al 31 de diciembre de 2001. Las utilidades a junio 30 ya fueron distribuidas
según asamblea del 23 de agosto de 2001.
[1]
Artículo 322, 323 y 324 de la Constitución Nacional
[2]
Artículo 6º del Decreto 440 de 2001
[3]
Para fines contables, previo concepto de la Contaduría General de la Nación,
se incorporan los Fondos de Desarrollo Local a la Administración Central.
[4]
Los Establecimientos Públicos, son organismos creados por el Concejo Distrital
y se caracterizan por tener Personería Jurídica, autonomía y patrimonio
independientes, de conformidad con lo establecido en la Ley 489 de 1998,
su conformación esta representada por cuatro (4) grupos: Institutos, Corporaciones
y Fundaciones, Entes Universitarios Autónomos y Fondos Rotatorios.
[5]
Las Empresas Industriales y Comerciales se rigen por las normas del derecho
privado, excepto aquellas que señale la ley taxativamente, caso en el cual
se remite a las propias de los establecimientos públicos.
[6]Las
Sociedades de Economía Mixta, son organismos constituidos bajo la forma
de sociedades comerciales, con aportes oficiales y privados. Cuando más
del 90% del capital social es de propiedad del Distrito Capital, se someten
al régimen previsto para las Empresas Industriales y Comerciales.
[7]
Las Empresas Sociales del Estado – Del Orden Distrital, Según el Acuerdo
No. 17 de 1997, del Concejo de Bogotá, D.C., son Establecimientos Públicos
Distritales de Servicios de Salud, se transformaron en Empresas Sociales
del Estado, entendida como una categoría especial de entidad pública descentralizada
del Orden Distrital, dotada de Personería Jurídica, Patrimonio Propio y
Autonomía Administrativa (mencionar ley 489, estructura del estado)
[8]
(i)
11 Establecimientos Públicos; (ii) 20 entes de
la Administración Central y Local; (iii) 1 Empresa de Servicios Públicos;
(iv) 19 Empresas Sociales del Estado; y
(v) 4 Empresas Industriales y comerciales
[9] Artículo 354 Constitución Política Nacional
[10]
Este grupo institucional se recibe debidamente consolidado de la Subdirección
de Consolidación de la Administración Central y Local de la Dirección Distrital
de Contabilidad.
[11]
Este documento fue implementado para el proceso de consolidación de Estados
Contables a diciembre 31 de 2001.