1. NATURALEZA JURIDICA

La Ciudad de Bogotá, Capital de la República y del Departamento de Cundinamarca se organizó como Distrito Capital de acuerdo con lo señalado en la Constitución Nacional de 1991[1] y goza de autonomía para la gestión de sus intereses, dentro de los límites de la Constitución y la ley. Corresponde a las autoridades distritales garantizar el desarrollo armónico e integrado de la ciudad y la eficiente prestación de los servicios a cargo del Distrito.

 

El Gobierno Nacional con base en las facultades otorgadas en el articulo 41 transitorio de la Carta Magna expidió el Decreto 1421 de julio 21 de 1993 por el cual se adopta el Régimen Especial para el Distrito Capital de Bogotá, dotándolo de instrumentos que le permitan cumplir sus funciones y prestar los servicios a su cargo; promover el desarrollo integral de su territorio y contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.

 

Las disposiciones que componen el Estatuto del Distrito Capital prevalecen sobre las normas de carácter general vigentes para los demás entes territoriales.

 

 

PLAN DE DESARROLLO

 

En concordancia con el artículo 339 de la Constitución Política, el Alcalde Mayor de Bogotá D.C. expidió el Decreto 440 del 1º de junio de 2001, mediante el cual se adoptó el Plan de Desarrollo Económico, Social y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2001-2004 “BOGOTA para VIVIR todos del mismo lado”, cuyo objetivo general es: “avanzar hacia una ciudad construida colectivamente, incluyente y justa, amable con los niños y los viejos, donde aprendemos a vivir en paz con nuestra conciencia y con la Ley; una ciudad económicamente competitiva en producción de conocimientos y servicios; una ciudad donde lo público es sagrado”(negrilla fuera de texto). “El Plan de desarrollo articula programas intersectoriales de acción pública y privada y tiene los siguientes objetivos”[2]: Cultura Ciudadana, Productividad, Justicia Social, Educación, Ambiente, Familia y Niñez y Gestión Pública Admirable.

 

Para la atención de estos objetivos, se han establecido estrategias y programas, desarrolladas dentro de un marco adecuado en el proceso de formulación, discusión, aprobación y ejecución del presupuesto de ingresos y gastos del Distrito Capital.

 

El Plan de Inversiones “BOGOTA para VIVIR todos del mismo lado” asciende a $13.2 billones, en pesos constantes del 2001, de los cuales $8.3 billones corresponden a la Administración Central, $1.4 billones a los Establecimientos Públicos y $3.5 billones a las Empresas Industriales y Comerciales.

 

Gráfico


Cuadro No. 1
Composición de la inversión contenida en el Plan de Desarrollo Económico, Social y de Obras Públicas para Bogotá Distrito Capital

 

                                                             Valores en millones de pesos

OBJETIVOS

2001

2002

2003

2004

Total

%

Cultura Ciudadana

59.563

152.262

137.134

146.182

495.141

5

Productividad

463.531

492.725

1.115.253

1.205.622

3.277.131

30

Justicia Social

208.120

692.532

655.142

668.668

3.772.272

21

Educación

453.175

880.923

940.726

891.109

3.165.933

30

Ambiente

57.761

108.152

152.117

132.016

450.046

4

Familia y Niñez

34.803

87.595

121.458

131.282

3.615.979

4

Gestión Pública Admirable

123.597

154.474

176.286

164.044

620.401

6

TOTALES

1.400.553

2.568.665

3.298.116

3.338.923

10.608.252

100.0

% anuales

14%

24%

31%

31%

100.0

 

Fuente: Departamento Administrativo de Planeación Distrital En el año 2001

 se informa el valor ejecutado. Para el año 2002 se informa el valor presupuestado.

 Para las vigencias siguientes se reportan los valores reflejados en el Plan de Desarrollo

 

 

2. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

La estructura administrativa del Distrito Capital comprende el sector central, el sector descentralizado y el de las localidades. 

El sector central está compuesto por el despacho del Alcalde Mayor, las secretarías y los departamentos administrativos:

§     El Concejo Distrital

§         El Despacho del Alcalde Mayor

§         La Personería

§         La Veeduría y

§         La Contraloría Distrital

§         Las Secretarías de Gobierno, Hacienda, Educación, Salud, Obras Públicas y Tránsito y Transportes;

§         Los Departamentos Administrativos de Planeación, Bienestar Social, Fondos de Desarrollo Local, Acción Comunal, Catastro, Servicio Civil y del Medio Ambiente y Defensoría del Espacio Público.

 

En el ámbito local el Gobierno Distrital se encuentra conformado por las Juntas Administradoras y Alcaldías Locales así: Antonio Nariño, Barrios Unidos, Bosa, Chapinero, Ciudad Bolívar, Engativa, Fontibón, Kennedy, La Candelaria, Los Mártires, Puente Aranda, Rafael Uribe Uribe, San Cristóbal, Santa Fe, Suba, Sumapaz, Teusaquillo, Tunjuelito, Usaquén y Usme[3].

 

El sector descentralizado por los establecimientos públicos, las empresas industriales o comerciales, las sociedades de economía mixta y los entes universitarios autónomos -Universidad Distrital Francisco José de Caldas-.

 

Establecimientos Públicos[4]

§         Fondo de Ventas Populares

§         Fondo de Educación y Seguridad Vial – FONDATT

§         Fondo de Ahorro y Vivienda del Distrito-FAVIDI

§         Fondo Financiero Distrital para la Salud

§         Fondo de Prevención y Atención de Emergencias –FOPAE

§         Fondo Rotatorio del Concejo de Bogotá

§         Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá

§         Fondo Mixto para la promoción de la cultura y las artes de Bogotá D.C.

§         Caja de Vivienda Popular

§         Corporación La Candelaria

§         Fundación Gilberto Alzate Avendaño

§         Instituto de Desarrollo Urbano – IDU

§         Instituto Distrital para la protección de la niñez y de la juventud desamparada – IDIPRON

§         Instituto para la Recreación y el Deporte – IDRD

§         Instituto Distrital de Cultura y Turismo – IDCT

§         Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP

§         Jardín Botánico José Celestino Mutis

§         Orquesta Filarmónica de Bogotá

 

Ente Autónomo Universitario

§         Universidad Distrital Francisco José de Caldas

Empresas Industriales y Comerciales[5]

§         Canal Capital Ltda.

§         Centro Distrital de Sistematización y Servicios Informáticos SISE

§         Metrovivienda

§         Transmilenio

 

Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios

§         Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá

§         Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá

§         Empresa de Energía de Bogotá

 

Sociedades de Economía Mixta[6]

§         Colvatel

§         Terminal de Transportes

 

Empresas Sociales del Estado[7]

§         Hospital Bosa

§         Hospital Centro Oriente

§         Hospital Chapinero

§         Hospital del Sur

§         Hospital Engativá

§         Hospital Fontibón

§         Hospital Occidente de Kennedy

§         Hospital Meissen

§         Hospital Nazareth

§         Hospital Rafael Uribe Uribe

§         Hospital Pablo VI Bosa

§         Hospital San Blas

§         Hospital San Cristóbal

§         Hospital Santa Clara

§         Hospital Simón Bolívar

§         Hospital Suba

§         Hospital Tunal

§         Hospital Tunjuelito

§         Hospital Usaquén

§         Hospital Usme

§         Hospital La Victoria

§         Hospital Vista Hermosa

 

El Alcalde Mayor como jefe máximo de la Administración Distrital ejerce sus atribuciones por medio de los Organismos y Entidades existentes y los que sean creados por el Concejo Distrital a su iniciativa. Así mismo, tiene entre otras las facultades de designar libremente los miembros de las Juntas Directivas de las Empresas de Servicios Públicos, controlar la ordenación del gasto de las localidades y conducir las decisiones presupuestales y económicas; y distribuir los negocios  y asuntos concernientes a la ciudad, según su naturaleza y afinidades, entre las Secretarías, los Departamentos Administrativos, los Organismos y Entidades Descentralizadas, con el propósito de cumplir los principios de eficacia y celeridad administrativa.

 

 

3. LOGROS DE LA DIRECCION DISTRITAL DE CONTABILIDAD

METODOLOGIA DE CONSOLIDACION

Dado que a la fecha la Contaduría General de la Nación no ha divulgado una metodología oficial sobre consolidación de Estados Contables en el sector público, la Secretaria de Hacienda en desarrollo del proceso de certificación de la calidad que se ha propuesto la administración del  Distrito Capital, compiló la Metodología aplicada en la consolidación de estados contables de Bogotá Distrito Capital, como  documento que recoge el trabajo de investigación adelantado por la Dirección Distrital de Contabilidad, elaborado a partir de la reglamentación expedida por la Contaduría General de la Nación como máxima autoridad en materia contable del sector público colombiano y demás desarrollos normativos existentes en el sector privado.

SOFTWARE DE CONSOLIDACIÓN

La Dirección Distrital de Contabilidad cuenta con un software de consolidación de los Estados Contables del Distrito, desarrollado por la Dirección de Sistemas e Informática de la Secretaría de Hacienda, a través del cual se optimizó el proceso de consolidación, mejorando la presentación y oportunidad de la información contable, orientando el esfuerzo técnico al análisis y evaluación de los mismos.

 

El proceso de consolidación por medio de este módulo, se inició para el consolidado a 30 de junio de 2001 y en la actualidad se encuentra totalmente implementado.

 

Los estados contables consolidados de diciembre 31 se  elaboraron bajo este sistema, para lo cual se desarrollaron las siguientes actividades:

 

1.      Se actualizó la Orden Administrativa:   A este respecto es importante mencionar que los procedimientos de consolidación del Distrito Capital que se encontraban reglamentados  en la O. A. No 011 de 1977,  fueron ajustados al  proceso  automático.

 

2.      Se definió el Manual del Usuario del Sistema. Este documento contiene la información requerida para operar el sistema de consolidación la cual se encuentra definida en las siguientes etapas:

(i) descripción de los parámetros de inicialización del sistema; (ii) explicación del proceso de recepción y carga de los archivos enviados por las entidades, mostrando la forma  de detectar inconsistencias y la corrección de las mismas; (iii) descripción del proceso de cancelación de cuentas reciprocas; y  (iv)  finalmente el detalle de  la generación de reportes (comprobantes de eliminación, ajustes y estados contables consolidados).

 

AVANCES EN LA CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION CONTABLE

 

La Secretaría de Hacienda a través de la Dirección Distrital de Contabilidad ha asumido la responsabilidad de orientar a los organismos, dependencias y entidades distritales, en aspectos relacionados con la contabilidad pública; igualmente, ha propiciado el diseño y ejecución de procesos tendientes a que la contabilidad de estos entes reflejen la realidad financiera y patrimonial del Distrito Capital. Entre otras acciones tenemos:

 

§         Expedición de Manuales, Circulares, Instructivos y Conceptos.

§         Realización de eventos: seminarios y talleres de capacitación, conferencias y cursos de actualización.

§         Visitas de asistencia técnica y apoyo institucional.

 

La contabilidad del Distrito Capital ha presentado en los últimos años avances significativos en lo relativo al cumplimiento y presentación oportuna de la información financiera y patrimonial  y en la adopción de estrategias por parte de la Administración y de cada uno de los representantes legales de las diferentes entidades distritales para generar un sistema de información que garantice la transparencia de la gestión.

 

En el mismo sentido, se ha logrado generar una cultura contable alrededor de los Representantes Legales, Jefes Oficina de Control Interno, Contadores, Jefes de Presupuesto y Jefes de Almacén, la cual ha permitido entender que la contabilidad financiera y patrimonial es el reflejo de los diferentes procesos administrativos al interior de cada una de las entidades, así como un adecuado instrumento de gestión para el administrador en la toma de decisiones.

 

Como resultado de esta labor, la Administración distrital ha logrado avances en el mejoramiento de la realidad económica y financiera de los estados contables. Lo anterior se refleja en el aumento de entidades con opinión razonable por  parte del  Organismo de Control[8], así:

 

META

1999

2000

%

No. de entidades con Estados Contables Razonables (inclusive con salvedad).

 

10

 

55

 

450%

 

Sin embargo, y a pesar de los innumerables esfuerzos realizados por la Dirección Distrital de Contabilidad, continúan grandes deficiencias,  que afectan de manera ostensible la información financiera y patrimonial. La Dirección Distrital de Contabilidad continuará implementando las estrategias que contribuyan a cumplir con el reto propuesto del 100% de entidades con información confiable.

 

4. PLANES DE MEJORAMIENTO

Para fortalecer las políticas y metas establecidas por la Secretaría de Hacienda – Dirección Distrital de Contabilidad orientados a obtener información financiera y patrimonial confiable, se firmaron con la Contraloría Distrital, convenios de mejoramiento por parte del Distrito Capital y algunas entidades del Distrito.

    §          Secretaría de Hacienda

§        Secretaría de Educación

§        Secretaría de Gobierno

§        Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá D.C.

§        Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá

§        Instituto de Desarrollo Urbano

§        Fondo Financiero Distrital de Salud

 

La Dirección Distrital de Contabilidad, en desarrollo de las visitas de asistencia técnica, apoyará el cumplimiento de estos convenios.

 

En este proceso de consideraron, en primera instancia, los siguientes aspectos:

 

-          Incluir las entidades más representativas teniendo como variables su participación en el total del activo, pasivo y patrimonio.

-          La materialidad de las cuentas sobre el total de los estados contables.

-          El proceso de consolidación.

-          Entidades pertenecientes a un sector de iguales características (Ej: Hospitales, Fondos de Desarrollo Local, entre otros); con el fin de mejorar el manejo de cuentas Bancos, Cuentas por Cobrar, etc.

 

Igualmente, se determinó que el convenio debía enfocarse en dos temas fundamentales:

 

1            Depuración de las cifras que desvirtúan la razonabilidad de los estados contables presentados como hallazgos de auditoría, los cuales se encuentran relacionados en los informes de cada entidad.

 

2            El establecimiento de mecanismos o actividades de control que subsanen la causa que generó las inconsistencias, para evitar que sean repetitivas en las vigencias siguientes.

 

 

Compromisos adquiridos e incorporados en los Planes de Mejoramiento

 

1. ADMINISTRACIÓN CENTRAL: Dentro de los compromisos para el saneamiento, se incluyen los  siguientes temas:

 

Secretaria de Hacienda

 

§          Bancos (Conciliaciones Bancarias), Rentas por Cobrar y sus cuentas conexas.

§          Depuración de la cuenta Propiedad, planta y equipo

§          Cumplir con el compromiso del Plan Estratégico de Sistemas.

§          Subsanar las deficiencias observadas en el proceso de consolidación de los estados financieros

 

Secretaria de Gobierno

 

§          Depuración cuenta de anticipos

§          Terminación del Inventario físico de elementos devolutivos

§          Implementación del sistema de información administrativa y financiera

 

Secretaria de Educación

 

§          Coordinación en los aspectos de política de desarrollo de las bibliotecas escolares

§          Procedimiento y control para el cumplimiento y aplicación de multas

§          Asesoría en el proceso de implementación de correctivos a las áreas que lo requieran.

 

 

Cuadro No. 2
INCORPORACIÓN ENTIDADES CONVENIO DE MEJORAMIENTO

ENTIDADES

PARTICIPACIÓN ACTIVOS

PARTICIPACIÓN PASIVOS

PARTICIPACIÓN PATRIMONIO

1 Administración Central

 

 

 

    Secretaría de Hacienda

34.46%

35.85%

33.81%

    Secretaría de Educación

1.61%

0.92%

1.93%

    Secretaría de Gobierno

0.16%

0.10%

0.18%

2. Empresas de Servicios Públicos

 

 

 

    Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá 

13.29%

22.45%

8.98%

    Empresa de Acueducto y  Alcantarillado

11.19%

20.37%

6.87%

3. Establecimientos Públicos

 

 

 

    Instituto de Desarrollo Urbano

7.38%

4.02%

8.96%

    Fondo Financiero Distrital de Salud

1.08%

0.24%

1.48%

TOTAL 7 ENTIDADES

69.16%

83.95%

62.21%

Fuente: Estados Contables Consolidados de la Administración Central  a diciembre 31 de 2001 y Planes de Mejoramiento entidades

 

 

2. EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ

 

§         Actualizar y depurar la cuenta de Deudores, cuentas por cobrar servicio de acueducto y alcantarillado

§         Realizar la toma física de inventarios del rubro Propiedad, Planta y Equipo, debidamente valorizada, efectuar la conciliación con los registros contables y efectuar los correspondientes ajustes.

§         Actualizar y depurar el rubro de Cuentas por Pagar contratistas

§         Ajustar los Pasivos Estimados de acuerdo con la normatividad vigente.

 

3. EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTA

 

§         Actualizar  y depurar las cuentas por cobrar y conciliarlas con las compañías de telefonía celular con el fin de recaudar los pagos

§         Valorizar el rubro de Propiedad, Planta y Equipo efectuando conciliación con los registros contables y realizar los  ajustes correspondientes

§         Causar la totalidad de los ingresos operacionales

§         Adoptar una política consistente para la aplicación de provisiones de cartera

§         Ajustar el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social afectado por la doble causación del plan de alivio.

 

4. FONDO FINANCIERO DISTRITAL DE SALUD

 

§         Bancos (Conciliaciones Bancarias), Cuentas Por Cobrar

§         Legalización de las Propiedades, planta y equipo

§         Cuentas por Pagar

 

5. INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO

 

§          Venta, arriendo y vigilancia de predios

§          Depuración de conciliaciones bancarias

§          Interfase entre cartera y el sistema de información administrativo

§          Titularidad de predios

§          Bienes de beneficio y uso público

§          Reconocimientos

§          Desarrollo de nuevos reportes en el sistema de información

 

 

5. POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES

El Acuerdo 17 de 1995, creó la Dirección Distrital de Contabilidad como dependencia adscrita a la Secretaria de Hacienda dándosele amplias facultades para llevar la contabilidad del Distrito, impartir instrucciones, prescribir métodos y procedimientos, coordinar y evaluar las situaciones contables derivadas de hechos económicos, entre otras. La organización de la Dirección Distrital de Contabilidad, soportada en los Decretos 143 y 800 de 1996 y 270 de 2001, ha contribuido al desarrollo e implementación de una cultura contable distrital, con una estructura interna enfocada al sector central y descentralizado del Distrito Capital.

El Decreto 270 de 2001, modificó sustancialmente la estructura administrativa y funcional de la Dirección Distrital de Contabilidad, estableciendo la Subdirección de Consolidación, Gestión e Investigación como área encargada de consolidar la información contable de los entes que componen el Distrito Capital, orientando y apoyando específicamente la gestión contable de los entes descentralizados. Igualmente, se determinó que compete a la Subdirección de Consolidación y Gestión de la Administración Central y Local,  consolidar la información correspondiente a las dependencias y organismos de la Administración Central y a los Fondos de Desarrollo Local.

 

La totalidad de los entes que conforman el Distrito Capital, fundamentan el proceso contable en los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, ente rector en materia de contabilidad pública nacional[9].

 

La información contable correspondiente a esta vigencia se presenta conforme a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública adoptado mediante Resolución 400 de diciembre 1º de 2000.

 

 

6. PROCESO DE CONSOLIDACIÓN DEL DISTRITO CAPITAL

El proceso de consolidación de los Estados contables se desarrolla bajo los siguientes parámetros:

INFORMACION OBJETO DE CONSOLIDACION Y GRUPOS INSTITUCIONALES

 

Con base en la información suministrada por las entidades distritales, se efectuó la consolidación identificando los siguientes grupos institucionales:

 

§         Empresas de Servicios Públicos por Acciones

§         Empresas Industriales Comerciales del Distrito

§         Sociedades de Economía Mixta

§         Establecimientos Públicos

§         Empresas Sociales del Estado del Orden Distrital.

§         Administración Central[10]

 

La Dirección Distrital de Contabilidad expidió la Circular 115 de 2001, mediante la cual solicitó, además de los formatos establecidos por la Contaduría General de la Nación, un anexo que detallara las operaciones con los Organismos y Dependencias de la Administración Central, debidamente firmado, en el cual se identificaran forma pormenorizada el nombre de la Secretaria, Departamento Administrativo, Fondo de Desarrollo Local u Organismo de Control correspondiente (ejemplo, Secretaría de Hacienda, Departamento Administrativo de Bienestar Social, etc.); para el efecto adjuntamos el listado de las entidades que conforman la Administración Central del Distrito Capital y el formato modelo para el reporte. El propósito de este anexo era discriminar las cifras, y ello permitió efectuar las eliminaciones una a una detallando los montos reportados en el mismo.

 

INCORPORACION EN EL SISTEMA DE CONSOLIDACION (Formatos CGN96.001 y CGN96.002)

 

Con base en los reportes de las operaciones recíprocas y el análisis de los Estados Contables de cada grupo o sector, se efectuó la carga al sistema, generando la eliminación de las operaciones recíprocas de conformidad con las instrucciones contenidas en el Manual del Usuario[11]. Se definió con anterioridad una tabla de cuentas correlativas a nivel distrital la cual fue base para la elaboración de las reglas de eliminación que requiere el sistema.

 

Posteriormente, con base en los reportes generados por el sistema se efectuaron los ajustes pertinentes y una vez cargados en el sistema, se obtuvieron los Estados Contables Consolidados del Distrito Capital.

 

GENERACIÓN DE REPORTES

 

Con base en los informes generados por la aplicación se imprimieron los informes:   Formatos CGN96.001 consolidado y por grupo institucional, Balance General Consolidado, y Estado de Actividad Financiera, Económica y Social.

 

INFORME DE SALDOS EN CONSOLIDACION

 

Para lograr consistencia y confiabilidad en la información financiera de los Estados Contables Consolidados y definir las actividades que el corto plazo deban adelantarse para disminuir los saldos en consolidación, se ha preparado un informe que detalla a nivel de cada entidad, el resultado del análisis de las operaciones recíprocas.

 

Estos informes se remitirán a cada uno de los Representantes Legales, y sobre los mismos se efectuará el monitoreo de las acciones que se adelanten a fin de conciliar los saldos inconsistentes.

 

Las cifras presentadas como saldos en consolidación en cuentas de balance son:

                                                   

                        Miles de pesos

Saldos de Consolidación en Activos                      $2.228.352.887

Saldos de Consolidación en Pasivos                        $569.437.783

Saldos de Consolidación en Patrimonio                   $292.085.182

Saldo Neto de consolidación en Balance              $1.366.829.922

 

Las cifras presentadas como saldos en consolidación en cuentas de resultado son:

 

                         Miles de pesos

Saldos de Consolidación en Ingresos                     $272.488.898

Saldos de Consolidación en Gastos                       $201.488.851

Saldo Consolidación Cuentas de Resultado             $71.000.047

 

 

7. EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN LA INFORMACION CONTABLE

AJUSTES POR  INFLACION

Conforme a los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, en las Resoluciones 364 y 395 del 2001, el 84% de los entes sujetos de consolidación, procedieron a efectuar la reversión de los ajustes por inflación, realizados durante la vigencia 2001.

 

Con base la Circular 027 expedida por la Contaduría General de la Nación y debidamente autorizadas, ocho entidades distritales, que corresponden al 16%, se abstuvieron de efectuar dicha reversión:

 

§          Fondatt                                             

§          Hospital de Tunjuelito                     

§          Sise                                                  

§          Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá D.C.

§          Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá D.C.  

§          Empresa de Energía de Bogotá D.C.   

§          Instituto Distrital de Cultura y Turismo    

§          Corporación La Candelaria           

 

En consecuencia, para homogeneizar la información contable objeto de consolidación, se cargaron al sistema los informes suministrados por las entidades a nivel de documento fuente y se prepararon comprobantes de ajustes, para desmontar en el consolidado el efecto de los ajustes  por inflación.

 

ACTUALIZACION Y VALORIZACIÓN DE INVERSIONES

 

Para la valoración de inversiones, las entidades procedieron conforme a las normas e instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación; sin embargo considerando las fechas para presentación de informes establecidas por la este Organismo, se requiere efectuar el cierre contable en la Secretaría de Hacienda con 28 días de antelación respecto de la fecha definida para los entes descentralizados, razón por la cual, la Secretaría de Hacienda, actualizó las inversiones con  información patrimonial suministrada por las entidades descentralizadas con corte a noviembre 30  de 2001, situación que genero saldos en consolidación.

 

Igualmente para desmontar el efecto en el consolidado, de la utilidad o pérdida generada en la actualización de las inversiones controlantes, por el método de la participación, se efectuó ajuste a nivel de consolidado con el fin de reflejar el valor real del saldo en consolidación.

 

8. LIMITACIONES Y/O DEFICIENCIAS QUE INCIDEN EN EL PROCESO CONTABLE

Las cifras reflejadas en los Estados Contables Consolidados del Distrito Capital son el producto del proceso de consolidación de los Estados Contables reportados por las entidades que lo conforman y por tanto se ven afectados por las situaciones de orden contable o administrativo particulares que en cada una de las entidades se presentan. Las más significativas son las siguientes:

 

§         Aunque en la mayoría de las entidades de la Administración Distrital existen las aplicaciones necesarias para el manejo integral de la información, en la actualidad algunas de ellas aún no cuentan con un sistema automatizado para el procesamiento de la información contable, como tampoco se han adquirido ni desarrollado sistemas integrados para las áreas administrativa y financiera que permitan la obtención de información ágil y confiable.

 

§         La incorporación de los bienes inmuebles se ha venido efectuando en la medida en que se realizan las legalizaciones correspondientes, lo cual se ha traducido en un proceso a largo plazo. Los ajustes que el nuevo procedimiento de registro genera, requieren el análisis de cada uno de los bienes; dicho proceso avanza paulatinamente en su ejecución. Se sigue un proceso de revelación inicial a través de cuentas de orden de los bienes pendientes de legalizar.

 

§         Al interior de algunas Dependencias y Organismos, no se han reglamentado y adoptado manuales de procedimientos administrativos y contables, que definan en forma clara los flujos de información hacia el área contable.

 

§         Aunque se han adelantado acciones fuertes en este sentido, aun persiste en el área contable de algunas entidades, limitaciones de recurso humano y técnico, que de una u otra forma afecta el desarrollo contable. Básicamente obedece a la falta de gestión y apoyo administrativo de las respectivas dependencias.

 

§         Se requiere un esfuerzo permanente de la Administración, desde todos sus ámbitos para alcanzar los objetivos propuestos de obtener cada día una información financiera y patrimonial ajustada al cometido de cada una de las Entidades que conforman el Distrito Capital.

 

§         Al interior de las instituciones, no se concilia periódicamente saldos entre dependencias que manejan cifras relacionadas entre sí y que están involucradas en el proceso contable (Contabilidad, Cartera, Tesorería, Almacén, etc.)

 

§         No existe en las entidades una certeza total sobre el valor mostrado como pasivo pensional. FAVIDI, entidad que agrupa un gran porcentaje de estos fondos, no ha conciliado cifras con un número significativo  de las entidades ocasionando incertidumbre así en los pasivos registrados en las instituciones por este concepto.

 

Por sector las deficiencias más marcadas son:

 

Empresas Sociales del Estado (ESES)

 

§         La fusión de Hospitales ha ocasionado problemas con la información: carencia de evidencia documental sobre la totalidad de las cuentas reportadas, cifras pendientes de depurar, inconsistencias.

 

§         Existe incertidumbre sobre el pasivo de pensiones y cesantías debido a la ausencia de conciliación con FAVIDI y los fondos de cesantías.

 

§         Inconvenientes para el procesamiento automatizado de la información por falta de integración entre los diferentes módulos de los programas contables que utilizan los hospitales, cuya consecuencia es la falta de oportunidad y confiabilidad de la misma.

 

§         Depuración de saldos y carencia de políticas y procedimientos eficaces para el cobro de cartera, lo cual genera incertidumbre en cuanto a su recuperación y cálculo de la provisión.

 

§         En algunas de estas empresas  no se ha definido un mapa de riesgos que permita su total identificación y monitoreo para establecer las acciones correctivas y preventivas del caso.

 

§         Cambios frecuentes de personal que generan incertidumbre y ausencia de compromiso entre las personas responsables de procesar  la información.

 

§         Las entidades no disponen de una adecuada contabilidad de costos que permita medir y evaluar la gestión realizada en un determinado período (Artículo 185 Ley 100 de 1993).

 

§         Organización deficiente de archivos, con los consecuentes inconvenientes que ello genera para la ubicación oportuna de los documentos.

 

§         Por la inexistencia de tomas físicas de inventario, o por la falta de controles  en esta área, existen  faltantes que no siempre han sido reflejados, o se han mostrado inadecuadamente dentro de los estados financieros.

 

Empresas de Servicios Públicos

 

§         Todas las Empresas de Servicios Públicos están trabajando en la depuración de saldos de las cuentas y lograron avanzar la implementación de procesos que mejoraron la calidad de la información financiera, como producto de ajustes y reclasificaciones.

 

Empresas Industriales y Comerciales del Estado del orden distrital

 

§         Canal Capital. Presenta pérdidas del ejercicio por $2.627 millones y acumuladas por $ 4.428 millones. Debido a esta situación el capital se redujo por debajo del 50%.

 

§         Metrovivienda. Reporta un saldo negativo de  $4.028 en miles de pesos en la cuenta 1995 Principal y Subalterna. Este rubro debe ser utilizado exclusivamente para el registro del traslado de bienes y obligaciones realizadas entre las oficinas principal y subalterna o las subalternas entre si, caso que no corresponde a Metrovivienda y que no fue revelado en las notas a los estados financieros de esta entidad.

 

Establecimientos Públicos

 

§         Debido a la capitalización de pérdidas en ejercicios anteriores se da el caso de  la Orquesta Filarmónica cuyo patrimonio es negativo.

 

§          Diferencias de criterios contables por inestabilidad del personal responsable de la información financiera en algunos entes.

 

UNIFORMIDAD EN EL PERÍODO CONTABLE

 

El numeral 1.2.6. del Plan General de Contabilidad, referente a los Principios de Contabilidad Pública, contempla el período contable, que normalmente va del 1º de enero a 31 de  diciembre. Sin embargo, por políticas internas, la Empresa de Energía de Bogotá S.A.  efectúa cierres semestrales; en consecuencia, la información reportada para el proceso de consolidación de Estados Contables a diciembre 31 de 2001, en lo referente a cuentas de resultado, comprende el período del 1º de julio al 31 de diciembre de 2001. Las utilidades a junio 30 ya fueron distribuidas según asamblea  del 23 de agosto de 2001.


[1] Artículo 322, 323 y 324 de la Constitución Nacional

[2] Artículo 6º del Decreto 440 de 2001

[3] Para fines contables, previo concepto de la Contaduría General de la Nación, se incorporan los Fondos de Desarrollo Local a la Administración Central.

[4] Los Establecimientos Públicos, son organismos creados por el Concejo Distrital y se caracterizan por tener Personería Jurídica, autonomía y patrimonio independientes, de conformidad con lo establecido en la Ley 489 de 1998, su conformación esta representada por cuatro (4) grupos: Institutos, Corporaciones y Fundaciones, Entes Universitarios Autónomos y Fondos Rotatorios.

 

[5] Las Empresas Industriales y Comerciales se rigen por las normas del derecho privado, excepto aquellas que señale la ley taxativamente, caso en el cual se remite a las propias de los establecimientos públicos.

[6]Las Sociedades de Economía Mixta, son organismos constituidos bajo la forma de sociedades comerciales, con aportes oficiales y privados. Cuando más del 90% del capital social es de propiedad del Distrito Capital, se someten al régimen previsto para las Empresas Industriales y Comerciales.

[7] Las Empresas Sociales del Estado – Del Orden Distrital, Según el Acuerdo No. 17 de 1997, del Concejo de Bogotá, D.C., son Establecimientos Públicos Distritales de Servicios de Salud, se transformaron en Empresas Sociales del Estado, entendida como una categoría especial de entidad pública descentralizada del Orden Distrital, dotada de Personería Jurídica, Patrimonio Propio y Autonomía Administrativa (mencionar ley 489, estructura del estado)

[8] (i) 11 Establecimientos Públicos; (ii) 20 entes de la Administración Central y Local; (iii) 1 Empresa de Servicios Públicos; (iv) 19 Empresas Sociales del Estado; y  (v)  4 Empresas Industriales y comerciales

[9] Artículo 354 Constitución Política Nacional

[10] Este grupo institucional se recibe debidamente consolidado de la Subdirección de Consolidación de la Administración Central y Local de la Dirección Distrital de Contabilidad. 

[11] Este documento fue implementado para el proceso de consolidación de Estados Contables a diciembre 31 de 2001.